ERP導入方法論－探討時程控管的變數

文 – 楊振源

關於ArgoERP導入的方法論，僅以下圖簡述導入的步驟及其工作項目，以探討導入時程管控的變數。

導入工作概分為上述5階段10步驟，以及底下各階段的各細項工作：

1  導入規劃階段，工作項目包含：
　(a)成立專案小組 (b)定義系統範圍 (c)規劃企業資訊基礎 (d)規劃應用技術

2  作業分析&對策階段，工作項目包含：
　(a)雛型介紹/教育訓練(關鍵使用者) (c)流程對應 (d)調研會議記錄 (e)差異分析報告 (f)客製報價單

3  系統建置階段，工作項目包含：
　(a)客製程式 (b)單元測試 (c)整合測試 (d)標準作業程序書修訂 (e)文件撰寫

4  上線準備階段，工作項目包含：
　(a)基本資料準備及建檔 (b)期初資料準備及建檔 (c)教育訓練(一般使用者) (d)測驗

5  正式上線與維護，工作項目包含：
　(a)平行上線 (b)月結關帳 (c)正式上線 (d)保固維修

顧問導入的工作人天，是每個業主所關心的，在這當中有哪些是可以自己做，哪些一定要委由顧問來執行的呢? 我以底下各導入目標類型的客戶來舉例：

1  完全標準版導入：這類型公司可以僅安排ERP教育訓練就可以，如下類型公司：
　(1) 新公司，尚無資訊系統，沒有歷史包袱
　(2) 公司歷史包袱不深，願意以ERP的最佳典範(Best Practices)者

2  標準版+部分客製導入：
　這類型公司有資訊化經驗，唯使用的系統老舊，新ERP系統功能遠勝於舊系統者，如下類型公司：
　(1) 10-20年公司，使用原始的資訊系統(如DOS+DBASEIII)或單一系統模組者
　(2) 公司歷史包袱不深，願意以ERP的最佳典範(Best Practices)，但需要修改部分ERP關鍵的作業流程者

3  標準版+大量客製導入：
　這類型公司有豐富的資訊化經驗，舊資訊系統屬於量身訂做或大量客製者，如下類型公司：
　(1) 10-40年公司，過去使用專屬或量身訂做的資訊系統
　(2) 公司歷史包袱很深，從上到下不願意(或不能)更改公司SOP以配合ERP最佳典範(Best Practices)者
　(3) 行業特殊性者，如醫療服務體系的廠商，如中衛體系供應商…等，以現有ERP架構符合其需要，但是在多項細部功能上(如取價方式、對帳方式…)尚有不足者

4  專案開發：
　這類型公司通常為特殊的行業或有特殊的管理模式者，如下類型公司：保險業，賓葬業，汽修廠，資訊服務業，工程顧問業，網路購物業，物流業…

在最前面我們提到的整個導入的步驟，我以下表來分析各步驟對於時程管控的變數：

步驟	合適 當擔	合適當擔理由	時程 變數	變數原因
1.開工會議	皆可
2.安裝設定	乙方	專業、常做、責任釐清	低
3.調研、雛型介紹	乙方	專業、常做	低
4.差異化分析報告	皆可		低
5.1流程改造	甲方	甲方的流程甲方最瞭解	低	要時間,對導入影響不大
5.2客製對策	乙方	專業、常做	高	需求不確定,常變
5.3程式客製	乙方	專業、常做	高	改的多,Bug機會就多
6.標準作業流程	甲方	甲方的流程甲方最瞭解	低	要時間,對導入影響不大
3.教育訓練	乙方	專業、常做	低
7.1基本資料準備	甲方	甲方的資料甲方準備	中	沒有料號,BOM,資料零散
7.2基本資料建檔	皆可	量大時乙方可協助轉檔	低
8.1期初資料準備	甲方	甲方的資料甲方準備	中	帳目不清
8.2期初資料建檔	皆可	量大時乙方可協助轉檔	低
9.平行上線	甲方	乙方Stand by	低
10.1月結關帳	甲方	乙方Stand by	低
10.2正式上線	甲方

由上表列，我們可以清楚的知道，ERP導入上線最大的時程變數在 “客製” 範圍的大小，唯有 “客製” 這個項目無法照表操課，其他的項目僅僅是人力與執行力的問題。

當我們決定要導入ERP系統的時候，我們就要清楚的知道，我們是採取哪一個導入目標的類型：
1. 完全標準版導入
2. 標準版+部分客製導入
3. 標準版+大量客製導入
4. 專案開發

不同的導入目標類型，所需要的時程、人力、預算都各不相同，專案本身所承擔的風險更是大不相同，所要達成的資訊目標也不一樣。

在資源有限的前提下，儘量避免客製，或採取分階段並延後客製，都是確保快速取得導入成果的方式。尤其避免想像的客製，也就是要客製的邏輯未經合理化的驗證，或是沒有經過人工與紙本的實作驗證，這一類的客製後患無窮。

不論採取哪一個導入目標的類型，都應該目標明確(明確訂出目標)，不應該在其他操作介面、字體大小、少一個動作或多一個動作上著墨，以免模糊焦點，這些是系統上線後下一階段的優化工作。