ERP中各項費用的估列、申請、與認列

文 – 楊振源

關於費用的發生我們大略把他們分為幾個費用類型或費用階段,並個別說明會計分錄與在ERP系統的入帳方式:

● 暫估應付費用
例如12月份的水電費通常會在1月份才收到帳單,為了符合“權責發生制”以及實際月加權成本計算的正確性,我們可以在ERP總帳系統切立12/31傳票:

借 水電費 10,000元
  貸 暫估應付費用 10,000元

並立即透過總帳傳票功能,複製迴轉傳票在1/1:

借 暫估應付費用 10,000元
  貸 水電費 10,000元

待收到12月份的帳單時透過費用申請流程,於會計審核後切立1月份傳票:

借 水電費 10,100元
借 進項稅額 505元
  貸 應付費用 10,605元

其中短溢估的費用則歸為請款月份的費用,例如上例12月短估100元,這100元則歸為1月份費用。

● 預付費用
預付費用是指企業已經支付,但本期尚未受益或本期雖已受益,但受益期涉及多個會計期間的費用(遞延費用,這部分我們在下一段落說明)。例如我們向廠商訂購貨品或服務時,假如廠商要求支付訂金30%,則於ERP系統填寫預付費用申請單;申請單經會計單位審核後切立傳票:

借 預付費用 30,000元
  貸 應付費用(訂金30%) 30,000元

於費用發生並完成驗收時,填寫費用申請單,於會計單位審核並沖銷預付費用後切立傳票:

借 費用 100,000元
借 進項稅額 5,000元
  貸 預付費用 30,000元
  貸 應付費用(訂金70%) 75,000元

上例中的預付費用發票是在驗收時才一併開立,假如發票也分兩階段開立則預付傳票分錄如下:

借 預付費用 30,000元
借 進項稅額 1,500元
  貸 應付費用(訂金30%) 31,500元

驗收與沖銷傳票如下:

借 費用 100,000元
借 進項稅額 3,500元
  貸 預付費用 30,000元
  貸 應付費用(訂金70%) 73,500元

另一種更特殊的情況:預付時連稅額都預付了,但是廠商的發票是在驗收時才一次開立的,此時ERP系統的對應方式為何?

● 遞延費用(預付費用、待攤費用、未攤銷費用):
例如1月份資訊部門購置資訊軟體,經會計部門審核切立傳票為:

借 遞延費用 360,000元
借 進項稅額 18,000元
  貸 其他應付款 378,000元

並依照攤銷月數切立攤銷傳票,例如分36個月攤銷,則每個月攤銷分錄如下:

借 各項攤銷 10,000元
  貸 遞延費用 10,000元

假如這項軟體費用需要由多的部門分攤,則於上述傳票之後可依照部門分攤群組的設定,緊接著產生下列分錄:

借 製-各項攤銷 2,000元
借 銷-各項攤銷 2,000元
借 管-各項攤銷 2,000元
借 研-各項攤銷 2,000元
  貸 各項攤銷 10,000元

● 實際費用發生
這是最一般的當月費用當月申請流程,又可以細分為:
a. 直接費用申請/報支,例如公司規定5000元以下可以直接報支。
b. 必須走請購、採購、驗收的費用申請流程,例如公司規定5000元以上。
c. 出差報告單的費用申請,與出差申請單有關的費用報銷。
d. 個人所得(執行業務所得)的費用申請,與年底扣繳憑單有關的費用報銷。
e. 零用金申請,撥補制的零用金管理。

上述各項費用的估列時機、申請時點、認列月份等等,與費用的報銷流程往往會產生交錯並列與同時發生的情形,ArgoERP一向秉持內稽內控原則,從費用申請、發票登錄、會計憑證審核、預付沖銷、費用分攤…等等,到系統自動傳票引擎產生傳票、拋轉正式傳票等一貫作業一氣呵成。

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