ERP第一週課程回顧

文 – 楊振源

今天是週末，本週共執行了三天的ERP課程，包含如下：
(1)SOP撰寫範例說明 (4)企業基本資料設定
(2)系統基礎操作訓練 (5)材料表建立與ECR/ECN作業流程
(3)系統管理教育訓練 (6)銷售管理作業流程

為什麼我們這麼重視SOP文件的撰寫呢? 我們期待透過ERP導入的過程重新Review現有的作業流程，一來達到把流程Mapping到新ERP的效果，二來重新檢討流程的必要性、可能優化的路徑、或工作職掌的調整。同時透過製作SOP的過程壓迫學習進度、驗證學習成果、檢討客製化程式的必要性…等等，以確保上線平順；當然也包含了發掘優秀人才，以及SOP文件建立後的傳承效果與快速Rollout到其他子公司…等等的效益。

為了在上課過程當中讓User有身歷其境的感覺，所以我們優先安排系統管理、企業基本資料、以及基礎操作課程。我們商請IT部門於實作課前先把User的Login ID與程式功能授權先建立好，基本資料於課後請User提供給IT透過Interface(API)轉入系統，以求實作課程當中User操作到的資料是他所熟悉的，也藉此減少雙方之間溝通的時間與障礙。

課程進入第二天，來到作業流程性更強烈的材料表建立與ECR/ECN作業流程。一如我與客戶在專案開工會議的會前會時所討論到的：我們要把調研(Mapping)與教育訓練(Training)一起進行還是分開進行? 當初基於節省費用的考量所以先以合併進行之後再檢討是否有必要調整。經過一天下來踴躍提問從不間斷，以至於幾乎沒有時間實作練習。於當日Close Review會議時我們雙方討論到這個問題後立即決定調整課程表，原有的課程表全部改為調研課程，在一個完整的循環調研課程結束後，在另外加排該循環課程的教育訓練時間，由顧問輔導訂出該循環會有的SOP題目並Mapping系統流程，User依據Mapping後的系統流程實作練習並驗證可行性。很感謝我們雙方的PM團隊，每當有問題發生的時候我們總是可以很快速的溝通討論並達成共識，這是很難得的。

課程進入第三天的銷售循環課程。就如先前的調整，今天我們只Mapping作業流程。我很佩服我們顧問的專業水準，果然在User行之多年的作業模式當中找出可以改善的地方，並說明新做法可以解決哪一些問題以及其產生的效益。讓我想一想故事應該怎麼說~~~下一回告訴你。