ERP系統導入的關鍵人物

文 – 楊振源

ERP系統要成功導入，必需具備一位關鍵的靈魂人物。以下我以實際的案例與各位分享這些“關鍵人物”，他們是如何成功導入ERP系統的故事。雖然不見得所有的企業都適用這樣的導入模式，但是這樣的導入精神卻極具參考的價值。

案例一：數位攝影機與電腦週邊產品…製造商

關鍵人物：財務主管與特別助理

這是一家很有趣的公司，ERP導入顧問只需要對這兩位關鍵使用者(Key User)教育訓練。一位是公司的財務主管，他當然熟悉公司各個作業流程，以及這些流程與財務會計的關聯；另外一位特別助理，他曾經是外商ERP的導入顧問，熟知ERP的作業流程與運作原理。就這樣，我的ERP顧問只對這兩位上課，沒有人多嘴雜的喧鬧、沒有雙方作業流程的冗長討論、沒有部門本位主義、沒有User各人喜好的堅持。這是我看過最輕鬆導入的案例了。

然後呢，就由這兩位關鍵使用者負責決定該公司的ERP作業流程與相關參數設定，並由這兩位負責公司內部使用者教育訓練。更絕的是，在第一個月平行上線當中，這兩位關鍵使用者完成了超過50%的單據輸入工作。果然次月順利結帳成功。

這原本是個不被看好的案例，公司內部太多人等著看笑話，自認自己的公司不可能成功導入ERP系統，而這兩位苦行僧，用行動證明我們可以，有了第一個月如期完成的範本，大家就沒有藉口了。

案例二：自有品牌Barcode Scanner、POS…製造商

關鍵人物：總經理與生產部經理

這家公司老闆的決策模式：採套裝軟體不客製導入，由一級主管負責評選ERP，並共同負責成敗責任，假如失敗每人罰款TWD10萬元。在與自己口袋密切相關的情形下，這時候導入顧問真正變成 “被諮詢的顧問” 而已。

生產部經理是會計系畢業的，曾經在電腦補習班任教，在公司以有10多年資歷，對於公司作業流程、會計制度、企業文化都有深刻瞭解。

在流程Mapping的過程當中，生產部經理逐一記下該公司必須決定或討論的工作事項，遇到User提問時，生產部經理以更簡潔的口語與顧問對談，徹底瞭解系統所提供的功能包含哪些選項。當然會後招集內部會議，討論待決事項與決定最佳流程，遇到系統無法完全提供部分，則先以人工作業補足，一切都以上線為最優先考量。果然一個月後成本順利結算完成。

案例三：液晶面板相關零元件製造商

關鍵人物：特別助理

這是一家在中國新設立的台資企業，新公司沒有包袱。

特助曾經擔任過會計與稽核部門主管，新員工多屬技術與生產部門員工，行政人員對ERP多屬第一次接觸並不熟悉。導入過程中特助全程參與，對於必要的決定，也多能在隔天給予回覆，以利參數設定與日後ERP作業流程與人員權責分工。這是我遇到過全部導入過程人天最短的一家客戶。記得當時我問特助，以後User有問題是先經過你還是直接給我? 我得到明確的回答：『當然是經過我，因為User的問題當中有許多不是ERP的問題，而是我公司制度規劃的問題。還有，我也要掌握每一個User所問的問題，瞭解他們目前的狀況，再給予指導。』

綜合上述案例故事，ERP導入不是IT的技術問題，是企業流程規劃的問題。ERP系統導入需要有可以決定參數模式、作業流程、權責分工的人，並在這些當中取捨，包含取捨如何客製、何時客製…等。扮演這樣關鍵靈魂人物的人，通常具有財會背景、瞭解公司全部的作業流程。有些公司是以IT人員為導入窗口，不是IT人員不好，而是他們離作業流程太遙遠對作業流程也沒興趣。